Laboratorios Ximart: Automatisierte Auftragserfassung vom Postfach ins ABAS ERP

Für Laboratorios Ximart haben wir die Auftragserfassung automatisiert, damit per E-Mail eingehende Bestellungen strukturierter, nachvollziehbarer und effizienter verarbeitet werden. Die Bestellungen erreichten das Unternehmen in ganz unterschiedlichen Formaten – als PDF, als Amazon-Bestellung, als Excel-Datei, als Bild oder als sonstiges Dokument – und mussten vor der Erfassung im ERP jeweils manuell interpretiert werden.

Die Automatisierung liest eingehende Bestell-E-Mails aus, erfasst die relevanten Auftragsdaten und erzeugt eine Excel-Datei zur Freigabe durch die Mitarbeitenden, bevor die Informationen an ABAS übergeben werden. Zugleich zeigt der Ablauf jederzeit, welche E-Mails bereits verarbeitet sind und welche noch offen sind. Die ERP-Anbindung wurde so vorbereitet, dass sie wahlweise über die ABAS-API oder über einen Importprozess erfolgen kann – je nachdem, welcher Weg sich als effizienter erweist.