R’Difusion – Automatisierte Rechnungsverarbeitung vom Postfach ins ERP

Für R’Difusion haben wir eine Automatisierungslösung entwickelt, die per E-Mail eingehende Rechnungen selbsttätig verarbeitet, die relevanten Informationen KI-gestützt ausliest und die Daten für die Übergabe an Flow aufbereitet. Ziel war es, den manuellen Aufwand im Finanzteam zu senken, die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen und die Nachvollziehbarkeit über den gesamten operativen Ablauf hinweg zu verbessern.

Die Lösung liest eingehende E-Mails aus, erkennt Rechnungs- und Produktdaten, erzeugt Excel-Dateien in dem von Flow geforderten Format und ergänzt eine Prüfebene für alle Felder, die eine manuelle Kontrolle erfordern. Hinzu kommt eine durchgängige Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses: Der Status jeder Rechnung lässt sich verfolgen und die ursprüngliche E-Mail jederzeit aufrufen, was die Abstimmung zwischen Betrieb und Buchhaltung spürbar erleichtert.

Die Automatisierung liest eingehende Rechnungs-E-Mails aus und nutzt KI zur Erkennung der wichtigsten Daten, erzeugt Excel-Dateien im von Flow erwarteten Format und markiert Felder, die eine manuelle Prüfung benötigen. Die vollständige Nachvollziehbarkeit jeder Rechnung, einschließlich Zugriff auf die ursprüngliche E-Mail, war eine gezielte Anforderung, damit Betrieb und Buchhaltung sich abstimmen können, ohne den Überblick über ein Dokument zu verlieren.